TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Timehouse Oy (y-tunnus: 0966747-7)

Käyntiosoite: Köydenpunojankatu 8, 00180 Helsinki
Puhelin: +358 207 491 449

2. Rekisterin nimi

Timehouse Oy:n asiakas-, markkinointi- ja työnhakijarekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Asiakas- ja markkinointirekisteri:
Timehouse Oy
Nimi: Marko Koponen
Email: marko.koponen@timehouse.fi

 

Työnhakijarekisteri:
Timehouse Oy

Nimi: Tuula Issakainen

Email: tuula.issakainen@timehouse.fi

4. Rekisterin pitämisen käyttötarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoito

  • Laskutus

  • Rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyvät tarkoitukset, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi

  • Asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen

  • Uudelleenmarkkinointi verkkosivukäyttäytymisen perusteella verkossa ja sosiaalisessa mediassa

  • Työhakemusten käsittely ja rekrytointeihin liittyvä viestintä

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyntarkoituksesta riippuen rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys voi muodostua esimerkiksi silloin, kun

  • rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä

  • rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden ja näiden yhteyshenkilöiden ja edustajientietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita
hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

 

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella (esimerkiksi liittyminen Timehouse Oy:n uutiskirjetilaajaksi, käyttöoppaiden lataaminen tai tietojen syöttäminen ja tallentaminen rekrytointijärjestelmään tai Timehouse Oy:n kontaktointilomakkeeseen.

 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla
yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa ilmoitetuilla yhteydenottotavoilla.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:

  • Rekisterinpitäjän asiakkaista sekä asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä

  • Rekisterinpitäjän alihankkijoiden ja toimittajien edustajista ja yhteyshenkilöistä

  • Potentiaalisista asiakkaista

  • Työnhakijoista

  • Muista sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä

 

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

Asiakas- ja markkinointirekisteri

  • Nimi

  • Sähköposti

  • Puhelinnumero

  • Yritys ja asema

  • Yrityksen osoitetiedot

  • Asiakassuhteeseen ja tilaukseen liittyvät tiedot

  • Uutiskirjeen tilaus ja analytiikka

  • Sähköisen materiaalin tilaus verkkosivuita

  • Sivustokäyttäytyminen ja analytiikka

  • Osallistuminen tapahtumiin

  • Markkinointikielto

Työnhakijarekisteri

  • Nimi

  • Yhteystiedot

  • Työhakemus, ansioluettelo ja muut työnhakijan antamat lisätiedot

Työhakemuksia säilytetään kahden vuoden ajan. Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:

  • Suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen hoitamiseksi

  • Suoraan rekisteröidyltä itseltään työnhaun ja rekrytoinnin osana

  • Suoraan rekisteröidyltä itseltään muun yhteistyösuhteen osana

  • Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten internet ja kaupparekisteri)

  • Rekisteröidyn työnantajan tai muun rekisterinpitäjään asiakas-, yhteistyö- tai muussa sopimussuhteessa olevan tahon edustajalta

 

Asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietoja tallennetaan rekisteriin käyttäjän tilatessa Timehouse Oy:ltä ladattavaa materiaalia, ilmoittautuessa tapahtumaan tai webinaariin tai jättäessään yhteydenottopyynnön. Lisäksi henkilötietoja tallennetaan rekisteriin, mikäli henkilö kuuluu Timehouse Oy:n kumppani- tai asiakasyritykseen. Suoramarkkinoinnin rekisteritietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai julkisesta verkosta.

 

Työnhakijarekisteri
Tietoja tallennetaan rekisteriin työnhakijan täytettyä Timehouse Oy:n työhakemuslomakkeen tai muutoin lähettäessään työhakemuksen Timehouse Oy:lle.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi mikäli viranomaiset lainmukaisesti niin edellyttävät tai pakottavan lainsäädännön niin vaatiessa. Lisäksi rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

 

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan aina soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

8. Rekisterin suojaus ja tietoturva

Asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Henkilötietoja voidaan käsitellä eri tietojärjestelmissä, jotka ovat joko Timehouse Oy:n tai sen kumppaneiden hallinnoimia. Olemme varmistaneet, että kumppanimme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

 

Työnhakijarekisteri
Työnhakijoiden henkilötiedot tallennetaan tietojärjestelmissä, jotka ovat joko Timehouse Oy:n tai sen kumppaneiden hallinnoimia. Olemme varmistaneet, että Timehouse Oy:n työntekijöillä on oikeus päästä rekisterin tietoihin vain silloin, kun heidän työtehtävänsä sitä vaatii. Emme käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osanahenkilötietojen käsittelytoimintaa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat, tapauskohtaisesti sovellettavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

    • Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin.

  • Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

    • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot, sekä poistamaan jonkin häntä koskevan henkilötiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

  • Vastustamisoikeus

    • Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen, silloin kuin rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    • Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

 

Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 3 ilmoitetuilla yhteystiedoilla. Rekisterinpitäjän täytyy vastata sinulle yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Jos rekisterinpitäjä ilmoittaa tarvitsevansa lisää käsittelyaikaa, määräaika on kolmen kuukauden kuluttua alkuperäisestä pyynnöstäsi.

Pyydämme huomioimaan, että ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, josta johtuen meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä tavalla. Jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

10. Evästeet

Käytämme tällä verkkosivustolla evästeitä (cookies), joiden avulla käsittelemme ja analysoimme verkkosivustomme käyttöön liittyviä tietoja. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan tietokoneellesi, kun käyt tietyillä verkkosivuilla.

 

Evästeiden avulla pystymme ymmärtämään paremmin, millaisesta sisällöstä sivustomme käyttäjät ovat kiinnostuneita ja tarjoamaan heille relevanttia sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käyttäjä voi kuitenkin halutessaan estää evästeiden käytön selainasetusten kautta.

11. Lisätiedot

Mikäli sinulla on kysyttävää liittyen suorittamaamme henkilötietojen käsittelyyn, voit ottaa yhteyttä meihin tämän tietosuojailmoituksen kohdassa 3 ilmoitetuilla yhteystiedoilla.

 

Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 10.2.2020.

TIMEHOUSE OY   I   Köydenpunojankatu 8   I   00180 Helsinki   I   Puh. +358 20 749 1449   I   Sähköposti: info@timehouse.fi