Kun puhutaan automaatiosta, mieleen tulevat usein tekoäly, suuret tekniset alustat tai monimutkaiset digitaalisen transformaation hankkeet, joihin kuuluu lukuisia eri työnkulkuja.
Todellisuudessa automaation suurimmat hyödyt syntyvät kuitenkin usein siitä, että yksi hyvin rajattu ongelma ratkaistaan hyvin. Juuri tätä teemme asiakkaillemme: tunnistamme aikaa vievän pullonkaulan ja rakennamme siihen täsmäratkaisun.
Automaatiossa on kyse ajan säästämisestä, virheiden vähentämisestä ja siitä, että asiantuntijat voivat keskittyä työhön, jossa heidän osaamistaan tarvitaan.
Kun tuhansien tiedostojen käsittelystä tulee päivittäinen haaste
Suurimmat tuottavuushyödyt syntyvät usein kaikkein pienimpien ja toistuvimpien työvaiheiden automatisoinnista.
Monet asiakkaistamme hallitsevat valtavia määriä teknistä dokumentaatiota. Haasteena ei ole pelkästään sisällön tuottaminen, vaan sen valmistelu tallennusta ja jakelua varten.
Jokainen dokumentti, XML-tiedosto, kuva ja muu oheismateriaali täytyy valmistella tarkasti määriteltyyn muotoon ennen kuin se voidaan siirtää organisaation sisäisiin järjestelmiin. Saapuva aineisto voi olla pakattu eri tavoin, käyttää erilaisia tiedostomuotoja, nimeämiskäytäntöjä ja kansiorakenteita.
Ennen kuin aineisto voidaan käsitellä, jonkun on tehtävä käsin esimerkiksi seuraavat työvaiheet:
- purettava pakatut tiedostot
- uudelleennimetä tiedostot
- järjesteltävä kansiorakenteet
- muunnettava tiedostomuotoja
- varmistettava, että kaikki vastaa tarkkoja määrityksiä.
Yksittäiset työvaiheet eivät ole monimutkaisia, mutta kun niitä toistetaan satoja tai tuhansia kertoja, niistä muodostuu merkittävä operatiivinen pullonkaula.
Juuri tällaiset automaatiohaasteet ovat asioita, joita ratkomme mielellämme.
Paras automaatio hoitaa tylsät rutiinit
Koko työkulun uudistamisen sijaan kannattaa usein keskittyä prosessissa toistuviin työvaiheisiin, jotka vievät eniten aikaa.
Hyvä esimerkki tästä on asiakkaan tarpeisiin rakennettu komentorivisovellus, joka käsittelee saapuvat aineistopaketit automaattisesti tarkkojen määritysten mukaan.
Työkalu pystyy:
- purkamaan pakatut tiedostot
- tunnistamaan eri tiedostotyypit
- nimeämään tiedostot ja kuvat uudelleen
- järjestämään kansiorakenteet uudelleen
- muuntamaan XML-tiedostot oikeaan rakenteeseen
- sijoittamaan jokaisen tiedoston oikeaan paikkaan
- kirjaamaan mahdolliset virheet tarkasteltaviksi.
Lopputuloksena syntyy luotettava käsittelyketju, joka tuottaa tasalaatuisen lopputuloksen joka kerta.
Tämän ansiosta:
- asiantuntijoiden ei enää tarvitse käyttää aikaa tiedostojen manuaaliseen järjestelyyn
- aineistojen käsittelystä tulee ennakoitavaa
- dokumentaatio etenee nopeammin seuraaviin työvaiheisiin
- laatu paranee, koska prosessi toteutetaan aina samalla tavalla.
Tämä automaatio tekee koko prosessista hieman tehtaan tuotantolinjan kaltaisen, mikä on erittäin tärkeää sisällön- ja tiedonhallinnan maailmassa.
Kristian Töyrä, CEO & Client Lead, Timehouse
Kevyt työkalu, suuri vaikutus
Ratkaisun arvo ei perustu sen kokoon vaan sen tarkkuuteen.
Sen sijaan, että järjestelmää tarvitsisi rakentaa kokonaan uudelleen tai se vaatisi monimutkaisia integraatioita, projektissa keskityttiin ratkaisemaan yksi selkeästi rajattu prosessi.
Sovelluksesta muovaantui pieneen osa-alueeseen erikoistunut palanen, joka palvelee osana laajempaa sisällönhallinnan kokonaisuutta. Se hoitaa rutiinityön luotettavasti taustalla, jolloin ihmiset voivat keskittyä tehtäviin, joissa tarvitaan harkintaa, kokemusta ja asiantuntemusta..
Koska työkalu on konfiguroitava, sitä voidaan myös kehittää tarpeiden muuttuessa. Uusia tiedostotyyppejä, käsittelysääntöjä ja kansiorakenteita voidaan lisätä ilman, että koko ratkaisua tarvitsee uudistaa. Vaikka sovellusta käytetään tällä hetkellä vain tarvittaessa, sen voi myös ajastaa toimimaan täysin automaattisesti.
Automaatio ei aina tarkoita tekoälyä
Automaatiosta puhuttaessa huomio kiinnittyy usein suuriin transformaatioprojekteihin.
Todellisuudessa organisaatiot saavat usein parhaat hyödyt poistamalla satoja pieniä, toistuvia työvaiheita, joita kukaan ei erityisesti halua tehdä:
- tiedostojen uudelleennimeäminen
- kansioiden siirtely
- tiedostomuotojen muuntaminen
- rakenteiden tarkistaminen.
Yksittäin nämä tehtävät vaikuttavat vähäpätöisiltä. Yhdessä ne vievät huomattavan määrän työaikaa ja lisäävät inhimillisten virheiden riskiä.
Vaikka tekoäly hallitsee tällä hetkellä automaatiokeskustelua, monissa organisaatioissa on edelleen runsaasti toistuvia työvaiheita, jotka voidaan automatisoida tarkoitukseen rakennetulla ohjelmistolla. Juuri tällaiset kohdennetut automaatioratkaisut tuottavat usein nopeimman hyödyn, koska ne poistavat yhden selkeästi tunnistetun pullonkaulan.
”Joskus paras automaatio ei synny suurista ja monimutkaisista järjestelmistä, vaan tarkasti rajatuista ja skaalautuvista ratkaisuista. Haluamme antaa ihmisille mahdollisuuden keskittyä luovaan työhön ja antaa koneiden hoitaa ne toistuvat tehtävät, joissa ne ovat parhaimmillaan.”
Samu Kainulainen, Infrastructure Developer, Timehouse
Tarkoitukseen rakennettu ohjelmisto tuottaa pitkäaikaista arvoa
Kaikki liiketoiminnan ongelmat eivät vaadi valmista ohjelmistotuotetta.
Joskus paras investointi on kohdennettu työkalu, joka ratkaisee yhden ongelman ja ratkaisee sen poikkeuksellisen hyvin.
Tuloksena on nopeampi aineiston käsittely, vähemmän manuaalisia virheitä ja työnkulku, jota on helppo ylläpitää myös vaatimusten muuttuessa. Vaikka käyttäjät eivät koskaan varsinaisesti näe itse ohjelmistoa, sen konkreettiset vaikutukset huomataan työn sujuvuuden ja nopeuden kasvuna.
Tällaiset projektit osoittavat, että automaatio ei aina ala laajasta muutoshankkeesta. Usein ensimmäinen askel on tunnistaa yksi päivittäin toistuva työvaihe ja automatisoida se. Kun yksi pullonkaula poistuu, organisaatio saa välittömästi lisää tehokkuutta, parempaa laatua ja hyvän pohjan seuraaville automaation kehitysaskelille.
Lopulta arvokkain automaatio ei ole kaikkein suurin tai näyttävin, vaan se, joka poistaa turhan toistotyön ja vapauttaa ihmiset tekemään sitä, missä he ovat parhaimmillaan.
