Julkaisutoiminta on muuttunut pysyvästi alati digitalisoituvassa maailmassa. Digitaaliset julkaisutavat ovat tulleet jäädäkseen perinteisen painettavan sisällön rinnalle. Haasteena onkin löytää näitä molempia medioita yhtenäisesti palveleva toimitusjärjestelmä.
Teknisen dokumentaation, standardien ja oppimateriaalien siirtyessä digitaaliseen muotoon, perinteiset toimitukselliset työnkulut eivät enää palvele käyttötarkoitustaan. Erilliset prosessit painetuille julkaisuille ja digitaalisille sisällöille lisäävät turhaa työtä, hidastavat tuotantoprosesseja ja vaikeuttavat versionhallinnan ylläpitoa.
Haasteena ei ole siis pelkästään tehokkaamman julkaisuputken löytäminen, vaan julkaisuympäristön rakentaminen, jossa sisältöä
- hyödynnetään sekä painetuissa että digitaalisissa julkaisuissa
- julkaistaan automatisoitujen työnkulkujen avulla.
Perinteisten julkaisuprosessien haasteet
Monissa organisaatioissa painetuille ja digitaalisille julkaisuille ylläpidetään edelleen erillisiä tuotantoprosesseja: toimittajat uudelleenkirjoittavat samoja sisältöjä useaan kertaan, ylläpitävät lähdeviitteitä manuaalisesti ja valmistavat sisällön jokaisen julkaisumuodon erikseen.
Julkaisumäärien kasvaessa tällaiset toimintatavat muuttuvat nopeasti raskaiksi ja vaikeasti ylläpidettäviksi.
Tyypillisiä haasteita ovat:
- Päällekkäinen toimituksellinen työ eri julkaisumuodoissa
- Julkaisujen välisten viittausten manuaalinen ylläpito
- Hitaat julkaisusyklit
- Sisällön epäjohdonmukaisuus painettujen ja digitaalisten versioiden välillä
- Heikko skaalautuvuus kasvaville julkaisukokonaisuuksille
- Käyttäjäystävällinen sisällön- ja lisenssinhallinta.
Mitä enemmän sisältöä organisaatio tuottaa, sitä suuremmaksi myös hallinnollinen työ kasvaa.
Yksi sisältölähde, useita julkaisutapoja
Kestävämpi ratkaisu on siirtyä monikanavajulkaisuun sekä yhden sisältölähteen ylläpitämiseen.
Sen sijaan, että samaa julkaisua ylläpidettäisiin useina eri versioina, sisältö luodaan kerran toimitusympäristössä ja sitä hyödynnetään automaattisesti kaikissa julkaisukanavissa.
Samasta sisällöstä voidaan tuottaa:
- Painetut julkaisut
- PDF-dokumentit
- Digitaaliset kirjat
- Verkossa toimivat tietopalvelut
- Verkkopalvelut ja API-rajapinnat
Kun kaikki julkaisut perustuvat samaan sisältölähteeseen, sisältö pysyy yhtenäisenä ja tuotantotyö vähenee merkittävästi.
Automaatiot vapauttavat toimituksen aikaa
Automaatiot tarjoavat yhden suurimmista mahdollisuuksista tehostaa julkaisutoimintaa.
Dokumenttien muodostaminen, taiton valmistelu, julkaiseminen sekä viitteiden ja linkkien ylläpito voidaan automatisoida, jolloin toistuva manuaalinen työ vähenee huomattavasti.
Erityisen arvokasta tämä on teknisissä julkaisuissa ja standardeissa, joissa viittauksia lukujen, standardien tai muiden dokumenttien välillä voi olla satoja tai jopa tuhansia.
Sen sijaan, että linkkejä ylläpidettäisiin käsin, ne voidaan luoda ja päivittää automaattisesti. Tämä parantaa sekä tiedon oikeellisuutta että julkaisujen laatua.
Tutut työkalut, tehokkaammat prosessit
Julkaisuprosessien modernisointi ei tarkoita sitä, että toimitusten pitäisi luopua tutuista työkaluistaan.
XML-pohjaiset sisältövarastot voidaan integroida esimerkiksi Adobe FrameMakeriin, jolloin toimittajat voivat jatkaa työskentelyä tutuissa ympäristöissä samalla, kun taustalla hyödynnetään rakenteista sisällönhallintaa ja automatisoituja työnkulkuja.
Tällainen ratkaisu mahdollistaa:
- Yhden luotettavan sisältölähteen kaikille julkaisuille
- Painettujen ja digitaalisten julkaisujen tuottamisen samasta sisällöstä
- Tuotannon skaalaamisen yksittäisistä julkaisuista laajoihin sisältökokonaisuuksiin
- Toimituksellisen työn vähentämisen automaation avulla
Samalla käyttöönotto on hallittu, sillä uusia toimintatapoja voidaan ottaa käyttöön vaiheittain ilman suuria muutoksia toimittajien päivittäiseen työskentelyyn.
Digitaalinen julkaiseminen on myös käyttöoikeuksien hallintaa
Sisällön tuottaminen on vain yksi osa digitaalista julkaisemista. Yhtä tärkeää on hallita sitä, kenelle sisältö on saatavilla ja millä ehdoilla.
Kun julkaisualustat integroidaan käyttäjä- ja lisenssinhallintaan, sisältö voidaan tarjota joustavasti esimerkiksi tilausten, käyttäjäroolien, tuotekokonaisuuksien tai organisaatiolisenssien perusteella.
Staattisten dokumenttien sijaan kustantajat voivat rakentaa digitaalisia kirjastoja ja kirjahyllyjä, joissa käyttäjät näkevät juuri ne sisällöt, joihin heidän käyttöoikeutensa oikeuttavat.
Tämä parantaa asiakaskokemusta ja antaa kustantajille enemmän mahdollisuuksia tuotteistaa ja kaupallistaa sisältöjään.
Käyttäjä- ja lisenssinhallintaa vaativiin sisältö- ja julkaisupalveluihin
TimeGate on vuosien aikana kehitetty ja tuotannossa testattu ratkaisu digitaalisten sisältöjen, käyttäjien ja lisenssien hallintaan.
Yhtenäinen julkaisuekosysteemi
Onnistuneissa julkaisuhankkeissa keskitytään yksittäisten sovellusten sijaan koko ekosysteemiin.
Moderniin julkaisuympäristöön voi kuulua esimerkiksi:
- Rakenteinen, XML-pohjainen sisällönhallinta
- Adobe FrameMaker -integraatio
- Verkkopohjaiset toimitustyökalut
- Paino- ja PDF-tuotannon automaatiot
- Digitaaliset julkaisualustat
- Integraatiot PIM (Product Information Management)-järjestelmiin
- API-rajapinnat järjestelmien yhdistämiseen
- Dokumenttien automaattinen muodostaminen
- Ristiviittausten automaatio
- Digitaalinen lisenssinhallinta ja verkkokirjahyllyt
Todellinen arvo ei synny yksittäisestä teknologiasta, vaan siitä, miten eri järjestelmät toimivat saumattomasti yhdessä.
Digitaalisen julkaisemisen ratkaisut
TimeBook -julkaisujärjestelmämme on yksilöllisiin tarpeisiin räätälöitävä työkaluvalikoima materiaalin hallintaan ja jakamiseen. Kokonaisuus koostuu eri moduuleista, joista voit valita organisaatiollesi olennaiset toiminnot.
Hyvä perusta tulevaisuuden julkaisutoiminnalle
Julkaisutoiminnan vaatimukset muuttuvat jatkuvasti uusien sisältömuotojen, digitaalisten palveluiden ja liiketoimintamallien myötä.
Organisaatiot, jotka investoivat integroituihin ja automatisoituihin työnkulkuihin, pystyvät kasvattamaan toimintaansa ilman, että manuaalinen työ lisääntyy samassa suhteessa.
Yhtenäiseen julkaisuprosessiin siirtyneet organisaatiot saavuttavat tyypillisesti:
- Nopeammat julkaisusyklit
- Vähemmän manuaalista toimitustyötä
- Keskitetyn yhden sisältölähteen hallinnan
- Yhdenmukaiset painetut ja digitaaliset julkaisut
- Automaattisesti päivittyvät ristiviittaukset
- Joustavat digitaalisten sisältöjen lisensointimallit
- Paremman skaalautuvuuden kasvaville julkaisukokonaisuuksille
- Laadukkaamman käyttökokemuksen digitaalisissa palveluissa
Tavoitteenamme on tarjota julkaisuekosysteemi, jossa sisältöä hallitaan kerran, hyödynnetään kaikissa kanavissa ja toimitetaan käyttäjille joustavien lisensointimallien avulla.
Kun sisällönhallinta, toimitukselliset automaatiot ja joustava digitaalinen jakelu yhdistetään, organisaatiot voivat julkaista nopeammin, ylläpitää sisällön korkeampaa laatua ja tarjota entistä paremman kokemuksen sekä toimittajille että loppukäyttäjille.
