Digitaalinen aineistonhallinta eli DAM on ollut käsitteenä paljon esillä viime aikoina, erityisesti julkaisualalla. Julkaisijat jakavat jatkuvasti erilaisia materiaaleja, joten toimiva aineistohallinta on heille elintärkeä työkalu.
Mutta mitä DAM sitten oikeasti tarkoittaa? Onko se ohjelmisto, alusta, strategia vai vähän kaikkea? Älä huoli – me autamme sinua ymmärtämään mistä on kyse ja miten juuri sinä voit hyötyä digitaalisen aineistohallinnan käyttöönotosta!
Mitä on digitaalinen aineistonhallinta?
Nimi kertoo jo paljon. DAM tarkoittaa digitaalisten aineistojen – kuten tekstien, kuvien, videoiden ja metatietojen – järjestelmällistä tallennusta, hallintaa ja jakamista. Kyse ei ole vain varastoinnista, vaan myös siitä, miten löydät ja hyödynnät materiaalejasi tehokkaasti.
Hyvin suunniteltu aineistonhallinta tuo strategiaa kaaoksen tilalle ja helpottaa arkea.
Millaista on hyvä DAM-ohjelmisto?
DAM-järjestelmiä on monenlaisia, ja valinnan tekeminen voi tuntua haastavalta. Nämä asiat on hyvä ottaa huomioon järjestelmää valitessa:
- Soveltuvuus – Julkaisualalle paras DAM on joustava ja monikanavainen. Tarpeesi määrittelevät sen, mikä järjestelmä toimii parhaiten. Timehousen oma DAM-ohjelmistomme TimeBase on kehitetty erityisesti julkaisualan tarpeita myötäillen.
- Integraatiot – Todennäköisesti yksi ohjelmisto ei riitä kaikkeen, joten varmista, että DAM toimii yhteen muiden käyttämiesi järjestelmien kanssa.
- Automaatiot – Esimerkiksi automaattinen tunnisteiden, kategorioiden tai avainsanojen lisäys tekoälyn avulla säästää aikaa ja auttaa aineiston luokittelussa. Lue lisää TimeAI-työkaluistamme täältä.
- Hakuominaisuudet – Tehokas hakutoiminto on DAMin sydän. (Me Timehousella kehitimme älykkään, suomenkielisen TimeSearch- hakukoneen juuri tätä varten).
Kommentoi.com – kotimainen digitaalisen aineistohallinnan työkalu
Kommentoi.com on Timehousen tarjoama materiaalin muutos ja hyväksyntäprosessia tehostava työkalu. Sen avulla tiimisi voi helposti kommentoida ja hyväksyä materiaaliasi yhdessä paikassa. Pois jäävät pitkät, rikkinäiset sähköpostiketjut ja lukuisille viestintäkanaville hukkuneet viestit.
- Innovatiivinen ja selainpohjainen työkalu, jonka avulla voit hallita versioiden kontrollointia ja hyväksyntäprosesseja monenlaiselle materiaalille – videotiedostot mukaan luettuna
- Pitää kirjaa kaikesta: mikä versio on kyseessä, kuka sitä on kommentoinut, missä ja milloin; ohjelma tarjoaa läpinäkyvän ja tehokkaan työnkulun sekä sisäänrakennetun vastuunjaon.
- Määritä työryhmäsi, jaa roolit, aseta aikataulu ja katso, kuinka projekti kehittyy ensimmäisestä luonnoksesta lopulliseen muotoonsa hetkessä. Helppoa, aikaa säästävää ja kustannustehokasta!
Lue lisää ja testaa Kommentoi.com veloituksetta täältä.
”Suosittelen Kommentoi.com:ia kaikille yrityksille, joissa useamman henkilön pitää hyväksyä materiaaleja tai vaikuttaa niiden sisältöön.”
– Antti Punkkinen, Prismajohtaja, Prisma Lappeenranta
Lue kuinka Prisma Lappeenranta hyödyntää Kommentoi.com:ia markkinointimateriaalinsa hallinnassa Asiakastarina->
DAM ei ole pelkkä ohjelmistohankinta – se on ajattelutapa
Hyvän DAM-järjestelmän käyttöönoton lisäksi tarvitset strategian materiaalien hallintaan:
- Aloita suunnittelusta – Ennen kuin teet mitään, mieti, miksi ja miten haluat hallita aineistoasi.
- Kouluta tiimiäsi – Hyvä järjestelmä ei auta, jos sitä ei osata käyttää. Sisällytä DAM osaksi organisaation työkulttuuria ja tietoturvakäytäntöjä.
- Panosta yhteistyöhön – DAM yhdistää eri tiimit: luovan työn tekijät, toimituksen, markkinoinnin ja tuotannon.
Hyvin hallittu aineisto = parempi julkaisutoiminta
Miten DAM voi tehdä sinusta paremman julkaisijan? Tässä muutama avainasia:
- Nopeampi työnkulku – Helppo aineistonhallinta vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa julkaisuprosessia.
- Brändin yhtenäisyys – Selkeä järjestelmä varmistaa, että kaikki käyttävät samoja ja ajantasaisia materiaaleja.
- Tehokas yhteistyö – Kun aineistot ovat järjestyksessä, freelancereiden, kirjoittajien ja editorien yhteistyö helpottuu.
- Tietoturva – Hyvin hallitut aineistot suojaavat sinua IT-mokilta ja tietovuodoilta.
Kuinka pääset alkuun DAM-strategian kanssa?
Jos et tiedä, mistä aloittaa, tässä muutama vinkki:
- Tee tilannekartoitus – Miten aineistoja hallitaan tällä hetkellä? Mitä puutteita ja tarpeita on?
- Huolehdi integraatioista – Älä odota löytäväsi yhtä järjestelmää, joka hoitaa kaiken – erilaiset ohjelmistot voivat täydentää toisiaan.
- Valitse oikeat työkalut eri aineistoille – Kuvien, videoiden ja tekstien hallintaan voi olla erilaiset tarpeet.
- Muista turvallisuus – Mieti, miten jaat aineistoja turvallisesti tiimisi kesken.
- Hyödynnä automaatiota – Kun tiedät, miten aineistot tulisi järjestellä, voit ottaa käyttöön älykkäitä automaatiotyökaluja.
- Pysy ajan tasalla – Teknologia kehittyy jatkuvasti, joten DAM-strategian tulee elää mukana.
DAM on enemmän kuin IT-hanke – se on toimintatapa
Digitaalinen aineistonhallinta ei ole vain ohjelmistovalinta, vaan se vaikuttaa koko työskentelytapaan. Kun prosessit, koulutus ja teknologia ovat kohdallaan, voit hallita aineistojasi fiksummin, säästää aikaa ja tehdä julkaisutyöstä sujuvampaa.
Joten – oletko valmis ottamaan DAM-asenteen käyttöön?
