Case Prisma Lappeenranta

Kommentoi.com vapautti aikaa oleelliselle

Prisma Lappeenranta halusi tehostaa markkinointimateriaalien hyväksymisprosessia ja otti Kommentoi.com:n käyttöön kesällä 2022. Kommentoi.com:n käyttöönotto auttoi tehostamaan aineistojen hyväksymistä ja väheentämään päällekkäistä työtä sekä virheiden määrää merkittävästi. Lue lisää käyttöönotosta alta.

Sähköpostitulva syö hermoja ja kannattavuutta

Moni asiantuntijatyötä tekevä tunnistaa ongelman: päivän aikana sähköpostilaatikko kilisee taukoamatta ja varsinaiset työt meinaavat jäädä sähköpostitulvan alle. Keväällä 2022 Prisma Lappeenrannassa kamppailtiin saman haasteen kanssa ja ongelmaa lähdettiin purkamaan pala kerrallaan.

Ensimmäiseksi tarkkailuun otettiin markkinointimateriaalien tuotantoprosessi, joka kärsi tehottomuudesta ja päällekkäisestä työstä. Vielä alkuvuodesta materiaalit oli kommentoitu Prisman ja mainostoimistokumppanin välillä sähköpostitse, mikä oli nostanut aineistokohtaisen viestinvaihdon kohtuuttomaksi. Turhan viestinvaihdon määrä näkyi paitsi prismalaisten menetetyssä työajassa, myös mainostoimistokumppanin laskulla. Virheiltäkään ei aina vältytty.

”Harvoin materiaaleja saadaan ensimmäisellä kerralla maaliin. Tyypillisesti kommenttikierroksia on 2–4 ja materiaalia saattaa kommentoida jopa 4–5 henkilöä. Kommentointiin käytetty aika mitataan vuositasolla päivissä."

-Antti Punkkinen, Prismajohtaja, Prisma Lappeenranta

Prisma Lappeenranta etsi palvelua digitaalisten dokumenttien nopeaan ja helppoon kommentointiin ja hyväksymiseen. Kumppaniksi valittiin Kommentoi.com ja uudistetun prosessin tavoitteeksi asetettiin tuotantoprosessin selkeyttäminen, inhimillisten virheiden minimointi ja työajan säästö.

Kommentoi.com vs. sähköpostitennis: 6–0

Tätä kirjoittaessa Prisma Lappeenranta on käyttänyt Kommentoi.com:ia noin puoli vuotta. Palvelun käyttöönotto oli selkeiden ohjeiden ansiosta vaivatonta ja intuitiivinen käyttöliittymä oli helppo ottaa haltuun, eivätkä prismalaiset ole toistaiseksi työllistäneet Kommentoi.com:n suomenkielistä käyttötukea. Myös käyttöönotolle asetetut tavoitteet – kommentoinnin selkeyttäminen, virheiden vähentäminen ja työajan säästö – ovat toteutuneet.

Prisma Lappeenrannan Kommentoi.com-käyttäjien keskuudessa palvelun helppokäyttöisyys ja selkeys ovat keränneet kiitosta: Jokaisella tiimiläiselle on oma henkilökohtainen tunnus, jonka alle lähetetään hänen kommentointiaan vaativat aineistot. 

Uuden mallin myötä kukin tiimiläinen saa siis ilmoituksen vain niistä töistä, jotka vaativat tiimiläisen tarkistamista – ei siis enää loputonta vastaa kaikille -viestirumbaa.

kommentoi-workflow

”Kommentoi.com on erittäin toimiva systeemi. Voittaa sähköpostitenniksen 6–0.”

-Antti Punkkinen, Prismajohtaja, Prisma Lappeenranta

Kommentoi.com on helpottanut ja tehostanut paitsi prismalaisten työtä, myös heidän mainostoimistokumppaninsa työtä – ja säästänyt molempien työaikaa. Kommentointinäkymässä kaikki kommentit ovat yhdessä näkymässä ja koko tiimi näkee muiden kommentit samalta sivulta, mikä on näkynyt päällekkäisen työn merkittävänä vähenemisenä. Vastaavasti myös mainostoimiston edustaja tai muu materiaalin tuottaja näkee kaikki lähetyt kommentit yhdestä näkymästä ja pystyy työstämään aineiston kerralla kuntoon.

Vähemmän säätöä, vähemmän virheitä

93 % kaikista Kommentoi.com:n käyttäjistä kertoo palvelun käyttöönoton vähentäneen virheiden määrää. Myös Prisma Lappeenrannassa rauhoittunut sähköpostiliikenne näkyy virheiden merkittävänä vähenemisenä.

”Suosittelen Kommentoi.com:ia kaikille yrityksille, joissa useamman henkilön pitää hyväksyä materiaaleja tai vaikuttaa niiden sisältöön.”

- Antti Punkkinen, Prismajohtaja, Prisma Lappeenranta

Tyypillinen muutostoive Prismalle on, että halutaan vaihtaa tuotteiden paikkaa ilmoituksessa. Aiemmassa mallissa prismalaiset kommentoivat nämä muutostoiveet tekstinä, mikä lisäsi väärinymmärtämisen mahdollisuutta. Nykyisin saman asian voi hoitaa Kommentoi.com:ssa yksinkertaisesti näpäyttämällä kohtaa, johon tuote halutaan siirtää. Toinen yleinen muutostoive on hinnan vaihtaminen, joka hoituu sekin näpäyttämällä näkyvillä olevaa hintaa ja kirjoittamalla uusi hinta kommenttiin.

Positiivisten kokemusten myötä Prisma Lappeenrannalla on aikeissa jatkaa palvelun käyttöä vastaisuudessakin. Jatkossa Prisma Lappeenrannassa aiotaan ottaa systemaattisemmin käyttöön palvelun arkistointiominaisuus, jotta esimerkiksi edellisvuoden juhlapyhien ilmoitukset ovat helposti löydettävissä ja vertailtavissa.

Asiakas: Eekoo, Prisma Lappeenranta

Prisma Lappeenranta on Etelä-Karjalan Osuuskaupan marketverkoston lippulaivayksikkö ja toimialueen vilkkain hypermarket. Prisma Lappeenranta työllistää noin 150 henkilöä ja on usealla mittarilla mitattuna yksi Suomen suurimmista Prismoista.

Kommentoi.com – mitä, missä, milloin?

Kommentoi.com on selainpohjainen palvelu, joka helpottaa ja nopeuttaa digitaalisten dokumenttien kommentointia ja hyväksymistä. Palveluun voi ladata mitä tahansa sisältöä, jolle tarvitaan hyväksyntä nopeasti ja hallitusti. Kommentoi.com kerää myös kaikki projektin tiedot yhteen eri vaiheista, joten tiedot ovat aina saatavilla yhdestä paikasta helposti ja luotettavasti esimerkiksi raportointia varten.z

kommentoi-com

    Kiinnostuitko?

    Ota yhteyttä tai kysy koekäyttötunnuksia!