Integraatiot säästävät aikaa ja rahaa, mutta tuottavat usein myös harmaita hiuksia. Timehousessa olemme toteuttaneet teknisiä integraatioita jo yli 30 vuoden ajan ja oppineet niistä yhtä jos toistakin. Tässä käyttöösi keskeisimmät asiantuntijavinkkimme onnistuneeseen projektiin.
1. Projektin kartoittaminen
Ennen integraatiomaailmaan sukeltamista varmista, että kartoitustyö on tehty huolella.
Tarkastele koko integraatioprosessia ja keskity olennaiseen. Vältä liiallista yksityiskohtien uppoutumista vaan keskity hahmottamaan kokonaiskuva ja ole valmis reagoimaan muutoksiin tarpeen vaatiessa.
On tärkeä muistaa, että kartoituksessa tulee tarkastella aina koko integraatioprosessia, joka sisältää myös ei-teknisiä osia ja kokonaisuuksia. Kaikkia integraatioon sisältyviä osia ja yksityiskohtia ei ole edes järkevää lähteä automatisoimaan – keskity siihen mikä aidosti edistää toimintaa ja työntekemistä.
Toimivan integraatioprojektin keskeinen tarkoitus on tehdä työnteosta ja sen prosesseista mahdollisimman sujuvia sekä edistää yrityksen liiketoimintaa.
Analysoi kartoituksen aikana myös laajemmin teknologista pääomaasi. Mikä vaikutus nykyisellä projektillasi siihen on ja miten se edistäisi parhaiten pidemmän aikavälin tavoitteitasi. Mieti, miten integraatiot voivat tukea liiketoimintaprosesseja pitkällä aikavälillä. Muista paneutua myös ei-teknisiin osa-alueisiin, kuten henkilöstön koulutustarpeisiin ja mahdollisiin muutoksiin organisaatiossasi.
2. Tekninen toteutus
Jokaisen onnistuneen integraation taustalla on vahva tekninen perusta.
Puhtaan teknisen osaamisen lisäksi on tärkeää, että palveluntarjoaja osaa valita ja tarjota asiakkaalle juuri heidän tilanteeseensa soveltuvimman teknologian.
Valitse siis teknologia viisaasti, ottaen huomioon pitkäaikaiset tarpeesi ja elinkaari. Trendit vaihtuvat, mutta toimiva tekninen pohja kestää aikaa ja palvelee parhaiten.
Mieti, miten valittu teknologia skaalautuu tulevaisuuden tarpeisiin. Huomioi myös mahdolliset tietoturva- ja yhteensopivuuskysymykset.
3. Tehokas kommunikaatio
Kommunikaatio on avain onnistumiseen. Varmista, että kaikki osapuolet ovat samalla kartalla. Kysy rohkeasti, jos jokin askarruttaa, ja valitse kumppani, joka viestii selkeästi ja keskittyy olennaiseen. Sisällytä projektin mahdolliset sidosryhmät aktiivisesti kommunikaatioon. Varhainen osallistaminen luo ymmärrystä ja vähentää epäselvyyksiä.
Palveluntarjoajan tehtävä on viestiä projektin keskeinen sisältö ja tilanne asiakkaalle. Tosin hyvä kommunikaatio ei ole sama asia kuin kaiken mahdollisen tiedon jakaminen kaikille. On tärkeää osata havainnoida mikä tieto on oleellista ja kenelle.
4. Ketteryys projektissa
Ole valmis muutoksiin. Valitse työkalut, jotka mahdollistavat ketterän toiminnan ja joustavuuden. Nopeat suunnanmuutokset ja ongelmiin reagointi ovat avain onnistuneeseen integraatioprojektiin.
Toimivin tapa edetä integraatioprojekteissa on käsitellä yksi asia kerrallaan, jolloin voidaan reagoida ja muuttaa suunnitelmaa tai sen osia tarpeen tullen – moni asia ja sen merkityksellisyys voi selvitä vasta kesken projektin.
Integraatioprojekti ei ole staattinen kokonaisuus. Hyödynnä palautetta testausvaiheessa ja käyttöönoton jälkeen sekä tee tarvittavat muutokset.
5. Käyttöönotto ja seuranta
Integraation todellinen arvo näkyy vasta käyttöönoton jälkeen. Luo työprosesseja, jotka sopeutuvat organisaatiosi ympäristöön. Näe integraatio enemmän kuin vain teknisenä työkaluna tai automaationa – se on avain toimivaan työskentelyyn. Seuraa käyttöönoton jälkeen ja kehitä prosesseja tarpeen mukaan.
Varmista myös, että organisaatiosi osaa hyödyntää integraatiota. Välitä tietoa ja kysy kokemuksia. Näiden avulla voit pysyä jatkuvan kehityksen tiellä.
Tutustu Timehousen integraatioprojektiin Duodecimin kanssa lukemalla Case Study: WOPI rajapintaratkaisu!
Haluatko kuulla lisää integraatioista? Suunnitteletko integraatiota organisaatiossanne?
